Comment recycler (reprendre) une facture rejetée ?
Il arrive parfois qu’une facture soit rejetée par la Caisse ou la Mutuelle du patient. Il faut alors recycler la facture dans un nouveau lot après correction de l’ordonnance qui contient l’anomalie.
Dans certains cas, il ne sera pas possible de reprendre une facturation, il sera alors conseillé de faire une relance auprès de l’organisme par courrier en imprimant un courrier de relance et le bordereau de télétransmission enrichi de la facture concernée. Les différents cas de facture rejetée à reprendre en courrier sont listés en bas de cet article !
Procédure en version 9.3 de Topaze (Version 9.1 voir plus bas):
Veuillez vous rendre dans l’univers « Factures & Teletrans » puis dans l’onglet « Suivi Factures » afin d’afficher l’état « Rejetée » (indicateur rouge).
(Cliquer sur l’image pour agrandir, en version 9.3.6 l’affichage est un peu différent)
1 – Choisir l’état « Rejetée ».
2 – Les factures rejetées peuvent être recycler en papier en cliquant sur le bouton « Corriger ».
3 – Le bouton « Défacturer » permet de supprimer la facture lorsque qu’aucun impayé n’a été encaissé en recette dans la comptabilité.
Le bouton « AFFICHER DETAILS » permet d’ouvrir une fenêtre qui affiche les détails de la facture et surtout la cause du rejet de la part AMO ou AMC. Si vous utilisez la comptabilité sur Topaze, vous y verrez également la date d’encaissement en recette des factures !
Procédure en version 9.1 de Topaze :
Veuillez vous rendre dans l’univers « Factures & Teletrans » puis dans l’onglet « Suivi Factures » afin d’afficher l’état « Rejetée »
1 – Choisir l’état « Rejetée ».
2 – Les factures rejetées portent l’état « R » qui permet l’activation de certains boutons d’actions.
3 – Les boutons d’actions : Défacturer / Corriger ou Supprimer sont possibles seulement pour les Factures rejetées.
Les boutons d’actions :
– « Défacturer » : supprime définitivement la facture et rend l’ordonnance « refacturable ». Les séances rejetées pourront de nouveau être facturées après correction de l’erreur qui a provoqué le rejet.
– « Corriger » : permet de voir la cause du rejet afin d’identifier d’où vient l’anomalie. Si vous ne le comprenez pas, il faut contacter l’organisme pour en savoir plus.
– « Supprimer » : supprime définitivement la facture de la liste tout en laissant la facture dans la comptabilité. Ce mode est à choisir quand vous décidez de vous faire rembourser la facture manuellement sans traitement informatique.
Les 2 cas de défacturation possibles et connus sont les suivants:
- Une facture rejeté à 100% du tiers payant
- Une facture rejetée en 60 + 40 % du tiers payant
Cas particuliers
1 – Lorsque la facture avec un tiers payant AMO + AMC indique un rejet sur une part et un paiement sur l’autre part, il sera alors impossible de dé facturer tant que la recette de la part payée existe dans la comptabilité.
Nous conseillons dans ce cas de rejet de traiter la demande de remboursement par courrier en imprimant le bordereau de télétransmission et le courrier de relance de l’impayé se trouvant dans la comptabilité!
Si vous prenez l’option de supprimer la recette de la comptabilité, vous pouvez alors dé facturer mais votre comptabilité ne sera plus à jour et vous devrez effectuer les régularisations manuellement (recettes ou opérations diverses comptable). Nous déconseillons cette méthode. Il vaut mieux s’orienter sur un recyclage papier.
2 – Dans le cas ou l’une des 2 parts (AMO ou AMC) est rejetée mais que l’autre part n’a pas de réponse, la défacturation est alors autorisée car aucune recette n’est encore enregistrée.
Il faut tout de même faire attention car si le retour de paiement est effectué plus tardivement par l’organisme, alors votre comptabilité ne pourra pas se mettre à jour car le numéro de facture n’existera plus, il y aura donc potentiellement un écart entre votre comptabilité et votre relevé de compte !
