Cet article permet de vous aider à contrôler ce qu’il faut vérifier en cas de problème de facturation avec une complémentaire.

Comme vous devez le savez déjà, il existe 2 types de complémentaires, la gestion unique et la gestion séparée.

Dans les 2 cas l’appel de la table des conventions est demandé. Pour une gestion unique, le logiciel va rechercher la convention de type « RO » correspondant à la caisse du patient, pour une gestion séparée, il va vérifier le numéro AMC et rechercher une convention différente de « RO » (AL = Almerys, SP = Santé Pharma ...).

En cas de gestion unique, la part mutuelle est envoyé à la sécurité sociale du patient qui doit ensuite soit la régler en cas d’accord soit la transférer à l’organisme payeur complémentaire. L’inconvénient de cette méthode est que Topaze n’obtient pas de réponse NOEMIE concernant le paiement ou le rejet mutuelle, il faut donc que vous effectuez le contrôle de votre côté.

En cas de gestion séparée, si vous êtes conventionné (DRE) alors les retours de paiements ou de rejets sont affichés dans Topaze permettant un meilleur contrôle de vos factures.

Voyons maintenant les difficultés que vous pouvez rencontrer lors de la facturation si un paramètre est mal renseigné dans Topaze :

• « Aucune convention applicable » lors de la facturation

Vérifier en tout premier que l’ordonnance soit bien enregistrée avec l’assurance en « Maladie » et un tiers payant en « C+M« .

 Si le premier point de contrôle est correct alors veuillez refaire la recherche de la complémentaire dans la fiche patient à l’aide du bouton « Assistant DRE« .

En dernier si cela ne marche toujours pas, alors veuillez effectuer le rechargement des tables de conventions et regroupements en vous rendant dans l’univers « Fichiers » onglet « Tables » et les sous onglets « Conventions » et « Regroupements« .

• « Périodes de couverture non ouvertes » lors de la facturation

Dans certains cas la période de validité de la complémentaire doit être renseigné, pour cela veuillez cliquer sur le bouton « Périodes » de la fiche patient afin de renseigner la date de début et de fin de la complémentaire.

Pour information cette période doit prendre en compte la date de prescription jusqu’à la date de fin du dernier acte.

• • Même problème de période de couverture alors que les dates de validité correspondent bien !

Pour une CMU sortante ou une Tpi ACS, il faut obligatoirement laisser CMU de cocher dans la fiche patient et de cliquer sur le mot « Organisme » pour choisir la complémentaire du patient.

• « Erreur STS » lors de la facturation

Plusieurs cas identifiés:

• • • Il se peut que malgré tous les contrôles effectués vous n’arriviez pas à facturer avec comme message « Erreur STS… » Dans ce cas il faut vérifier que la fiche mutuelle ou AMC corresponde au mode de gestion.

Pour une fiche complémentaire cochée en « Mutuelle » il faut que le bouton « Infos compl. » affiche « Gestion unique » et à l’inverse si c’est cochée sur « AMC » alors le bouton « Infos  Compl. » doit afficher « Gestion séparée« .

• • • Le paramétrage du PMSS est à 0.00€ dans l’univers « Fichiers » onglet « Actes » sous onglets « Tarifs« , le remettre à 3311€.

• • • Le justificatif de la complémentaire sur la fiche patient est sur (3), le mettre à (2).

• La complémentaire rejette la facture DRE pour cause de patient ou bénéficiaire inconnu…

Dans certains cas la complémentaire est orientée sur 2 conventions différentes, et vous avez malencontreusement sélectionné la mauvaise. Pour la prochaine facturation nous vous invitons à décocher le choix automatique des conventions se trouvant dans l’univers « Paramétrage » onglet « Télétransmission » sous onglets « Sesam-Vitale« 

Pour tout autre cas nous vous invitons à contacter le service technique afin de pousser l’investigation plus loin !