JOURNAL TOPAZE

Les nouveautés et astuces de la version 9.3.6 de Topaze !

Les nouveautés et astuces de la version 9.3.6 de Topaze !

LES NOUVEAUTÉS

Le nouveau suivi de facture

C’est le tableau à utiliser permettant de suivre l’état de la facture en tiers payant ou sans tiers payant ayant été télétransmise ou non.

Les factures en tiers payant caisse (type FSE) et mutuelle (type DRE) seront traitées séparément dans ce tableau mais porteront bien entendu le même numéro de facture.

Il y a 7 états possibles interprétés par des couleurs:

Sans couleur : Facture non transmise.

Jaune : Facture télétransmise en attente d’un retour NOEMIE

Bleu : Facture transmise et acceptée par la caisse ou la mutuelle.

Rouge : Facture transmise et rejetée sur la part caisse et/ou mutuelle.

Orange : Facture transmise et en anomalie, indiquant que la facture est partiellement remboursée.

Comptabilisé: Facture acceptée et ayant le même montant remboursé que celui qui a été transmis. (si l’utilisateur a activé la gestion des recettes automatique dans Topaze la part caisse et la part mutuelle est automatisée sinon la saisie des recettes devra être réalisée manuellement.) Cf. documents sur la saisie des recettes NOEMIE :  http://www.topaze.org/version/936/Saisie_des_recettes_NOEMIE_936.pdf

Noir : Facture non traitée et retirer de la comptabilité (Solder un impayé)

Cf. documents sur le suivi de facture et tiers payant : http://www.topaze.org/version/936/254-Le_suivi_facture_et_tiers_payant.pdf

Le suivi de facture en vidéo cliquer « ici »

La norme NOEMIE 580 et le suivi du tiers payant

Cette norme de retour permet d’exploiter les rejets, les paiements des factures télétransmises et même celles faites en papier (appelé « NON RAPPROCHÉS » ainsi que des mouvements ponctuels et financiers réalisés par les caisses d’assurance maladie (appelés signalements).

À partir de la nouvelle version de topaze vous pouvez consulter ces signalements et les exploiter dans les nouveaux sous onglets de l’onglet « NOEMIE »

Le suivi de Tiers payant

Une obligation Sesam-Vitale voit le jour, la tenue d’un suivi des factures en tiers payant (caisse et mutuelle). Il a pour objectif de consulter toutes les factures réalisées en tiers payant uniquement. Il affiche 4 états interprétés par des couleurs:

Sans couleur : Facture non transmise ou  en attente d’un retour NOEMIE..

Bleu : Facture transmise et acceptée par la caisse et/ou la mutuelle.

Rouge : Facture transmise et rejetée sur la part caisse et/ou mutuelle.

Orange : Facture transmise et en anomalie, indiquant que la facture est partiellement remboursée.

Ce tableau réglementaire est obligatoire pour les éditeurs de logiciel de santé et dans les précédentes versions (à partir de la 9.3.2) nous avons voulu fusionner le suivi du tiers payant avec le suivi de facture, mais qui a malheureusement trop changé l’habitude de nos utilisateurs. Suite à une forte demande, nous avons remis en place l’ancien suivi de facture mais en l’améliorant et le modernisant.

 

LES ASTUCES À CONNAÎTRE

Vous trouvez une couleur non cohérente dans le suivi de facture !

Après vérification du détail de la facture, il est indiqué que la part caisse (AMO) ou la part mutuelle (AMC) a bien été traité en payée (voir même comptabilisée) contrairement à l’état de la facture qui affiche rejetée (rouge) ou encours(jaune) .

Cela est dû généralement à l’ancienne version de Topaze qui indiquait un mauvais rafraîchissement de couleur. Il faut donc forcer l’actualisation manuellement. Pour cela il faut se positionner sur la facture et de cliquer sur la touche « F5 » de votre clavier.

NB : Cette action est à faire également si la suppression d’une recette ne fait pas réapparaitre l’impayé. Il faut actualiser le suivi de facture avec la touche F5

 

Le passage en recette de la part patient.

La facture indique payée sur la part caisse et il n’y a pas de part mutuelle. Pour basculer la facture en vert (comptabilisée), il faut que tous les montants d’impayés de la facture soient encaissées dans une recette. Vous devez donc cliquer sur RECETTE et choisir RECETTE PATIENT afin d’encaisser le montant restant en comptabilité.

De la même manière pour une facture en pas de tiers payant, le patient s’est acquitté du montant total de la facture, il faut donc encaisser la RECETTE PATIENT afin de voir la facture basculer en vert.

Le fait de faire la recette par le suivi de facture ne vous empêche pas de faire comme avant, c’est à dire à passer par le impayés patient de l’univers COMPTABILITÉ.

Cf. documents sur la saisie des recettes NOEMIE :  http://www.topaze.org/version/936/Saisie_des_recettes_NOEMIE_936.pdf

Les mouvements financiers

Le nouveau suivi de facture est équipé des nouvelles fonctionnalités liées à la norme NOEMIE 580 impliquant le suivi du tiers payant.

En plus d’indiquer les paiements, les rejets, la caisse peut maintenant indiquer des anomalies de facture, mais aussi signaler des paiements différés, des paiements ponctuels ou des mouvements financiers.

Si tout est remboursé et encaissé en recette la facture est passée en « Comptabilisée » (vert)

Le mouvement financier représente généralement un indu ou un trop perçu réalisé aux professionnels de santé. ces actions permettent aux caisses d’effectuer des régularisations de remboursement.

Depuis le nouveau suivi de facture, le passage en recette automatique peut indiquer ces mouvements si la caisse le rattache à un numéro de facture.

Il y a dorénavant sur la recette enregistrée lors d’un paiement NOEMIE, un libellé indiquant un montant de virement bancaire effectué, la référence du virement bancaire et comme avant le détail de chaque facture et de leur montant additionné.

(Cliquer sur l’image pour agrandir)

 

Ces informations sont issues du bordereau NOEMIE qui est traduit et affiché dans le suivi de facture à l’aide du bouton AFFICHER DETAIL.

(Cliquer sur l’image pour agrandir)

 

Si la caisse effectue des mouvements financiers (versement complémentaire non lié à une facture identifiée dans Topaze OU à l’inverse un trop perçu à rembourser), vous allez alors trouver un montant dans le libellé de la recette différent du montant total des factures du bordereau NOEMIE de paiement.

CAS d’une recette avec versement complémentaire :

(Cliquer sur l’image pour agrandir)

 

Le montant indiqué dans le libellé est inférieur au montant de la recette, il faut donc vérifier les mouvements financiers.

CAS d’une recette avec un trop perçu (DETTE):

(Cliquer sur l’image pour agrandir)

Les mouvements financiers peuvent indiquer un montant en négatif correspondant à une retenue sur prestation qui n’a pas de facture facture rattachée. Si une facture est liée, alors la recette sera automatisée avec des montants négatifs en ventilation comptable.

Dans le cas où aucune facture est rattachée au mouvement financier il faut donc la vérifier et passer en recette manuellement ce mouvement se trouvant dans l’onglet NOEMIE sous onglet MOUVEMENT FINANCIER.

 

Exemple sur une retenue sur prestation (DETTE, montant en négatif) à passer manuellement :

(Cliquer sur l’image pour agrandir)

A l’inverse si c’est un versement qui vous est dû, le montant serait en positif !

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